Politique et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels

L’Association de la retraite et des avantages sociaux du Québec (« ARASQ ») s’engage à protéger
tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans le cadre de ses activités.

OBJECTIFS DE LA COLLECTE D’INFORMATION
Notre politique de protection des renseignements personnels décrit les normes de collecte,
d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels. Elle explique
également les façons dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès
à ceux-ci.


RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de
renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Par contre, le
nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles (titre, adresse, numéro de
téléphone et adresse électronique) ne sont pas des renseignements personnels. Les
renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle
que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre. Les renseignements
personnels que l’Association récolte se limitent habituellement à ceux-ci : nom, prénom, adresse,
carte de crédit, numéro de téléphone et restrictions alimentaires/conditions médicales spéciales
lors de l’inscription à nos événements.


CONSENTEMENT
Lorsque nous obtenons de l’information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre
consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements recueillis pour
les fins indiquées. Nous solliciterons votre consentement lors de toute autre utilisation,
divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos
renseignements ont été collectés changent. Notre association s’engage à utiliser les
renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver
pour la durée nécessaire à la réalisation du service demandé. Nous pouvons toutefois les
recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par
la loi. Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des
renseignements personnels sans que vous en soyez informé(e) ou que vous n’ayez donné votre
consentement. De telles circonstances sont réunies lorsque, pour des raisons juridiques,
médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir votre consentement ou
lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener une enquête sur une possible
rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une fraude ou encore d’appliquer la loi.


LIMITES DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS

Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement pour confirmer
l’identité d’une personne pour un événement ou se conformer aux exigences. Nous limitons la
collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que
nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par
certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été
attribuées.


CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour
lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et
à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements
personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce
qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.


EXACTITUDE
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins
auxquelles ils sont destinés. Les renseignements personnels qui servent de façon continue, y
compris les renseignements personnels qui peuvent être communiqués à des tiers, seront
généralement exacts et à jour à moins que des limites se rapportant à l’exactitude de ces
renseignements ne soient clairement établies. Nous ne mettons pas systématiquement à jour les
renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles
ils ont été recueillis. Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des
renseignements personnels dépendront de l’entrée de vos données lors du formulaire de
consentement à la collecte.


RESPONSABILITÉ
Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession
ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins
de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes
strictes de confidentialité et de sécurité. Nos responsables de la protection des renseignements
personnels supervisent la présente politique de protection des renseignements personnels et les
processus qui y sont liés ainsi que les procédures à respecter afin de protéger ces renseignements.


MESURES DE SÉCURITÉ
Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité afin que vos
renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte
ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.
Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que la restriction des
accès à ce qui est nécessaire; la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système
externe, etc.); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement
(par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu).


ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux renseignements vous concernant. L’Association
s’assure que ces personnes sont qualifiées pour accéder à ces renseignements et que l’accès est
nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.


DEMANDE D’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS ET MODIFICATIONS
Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de
consulter ces renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions
sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués.
Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de
réception de la demande écrite. Des frais raisonnables pourraient également être exigés pour
traiter votre demande. Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous
fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent
notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que
l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur,
que l’information a été obtenue dans le cadre d’une enquête sur une fraude, que l’information ne
peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fasse l’objet d’un litige ou
est privilégiée. Lorsque nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est
possible que nous refusions de vous les communiquer directement et demandions qu’ils soient
transmis à un professionnel de la santé que vous aurez désigné pour vous les communiquer. Vous
pouvez vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant,
en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai
raisonnable.

Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements
personnels peut être envoyée à l’adresse ci-dessous :

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS :
Comité gouvernance de l’ARASQ
Par courriel : info@arasq.com

Par envoi postal :
CP955 Montréal Desjardins
Montréal, Québec
H5B 1C1

Vous pouvez communiquer avec le Comité responsable de la protection des renseignements
personnels à l’adresse susmentionnée. Toute plainte concernant la protection des
renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des
renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus. Nous ferons enquête sur toutes les
plaintes. Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris, au
besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques.

FORMATION ET SENSIBILISATION
L’Association fait la promotion de meilleures pratiques et du respect des droits en matière de
transparence et de protection des renseignements personnels de différentes façons :

– Elle informe tout le personnel de son équipe et ses administrateurs (formulaire de
consentement);
– Elle affiche le nom et les coordonnées du Comité responsable des renseignements
personnels;
– Elle utilise divers moyens de sensibilisation comme des séances d’information sur la
protection des renseignements personnels, des rappels lors des conseils d’administration,
la tenue d’un registre des incidents des renseignements personnels, etc.

APPLICATION
Si, pour une raison ou un autre, vous pensez que l’Association n’a pas adhéré à ces principes, nous
vous prions de la notifier en contactant notre responsable de la protection des renseignements
personnels. Nous ferons alors le nécessaire pour déterminer et corriger le problème dans des
délais raisonnables. Veuillez mentionner comme objet : « Protection de la vie privée ».


MISE À JOUR DE LA POLITIQUE
La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de
tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.


Date d’adoption : 17 novembre 2023